Hukuk Bürolarına Özel Verimli Ofis Yönetimi
Bir firmanın ne kadar başarılı olacağını belirleyen en önemli unsurlardan biri şüphesiz ki çalışma ortamının kurgulanma ve işleme şeklidir. Bir ofisin nasıl çalıştığını, onun içerisinde yer alan çalışanlar kadar, hatta belki de daha çok, onun yönetim şekli belirler.
“Büro yönetimi” konsepti, ofis içerisinde yer alan unsurların, yani büro yöneticisi ve büro elemanlarının yerine getirmeleri gereken temel rolleri, ofis faaliyetlerinin planlanmasının yöntemlerini ve önemini, denetim faaliyetlerinin nasıl olması gerektiğini, bürolardaki iletişim, kriz, stres ve zaman yönetimi kavramlarını açıklar.
İşletme okullarında öğretilen büro yönetim teknikleri, çalışma ortamının ve çalışma şartlarının sınırlarını net bir şekilde ortaya koyar ve bu yüzden doğru uygulanmaları önemlidir. Ancak her firma ve ofis, kendine has iç dinamiklere sahiptir. Özellikle sektör bazında büro yönetim teknikleri farklılık gösterebilir.
Hukuk bürolarındaki iş süreçleri de hukuk sektörüne uygun olarak işlemelidir; bu sebeple hukuk bürolarına özel olarak büro yönetim tekniklerinde bazı nüanslar gözlemlenebilir. Bu yazımızda, hukuk bürosu yönetiminin nasıl olması gerektiğinden, hukuk büronuzu yönetirken iş süreçlerinden daha fazla verim almak için neler yapabileceğinizden bahsedeceğiz.
Hukuk Bürosu Yönetimi
Hukuk bürosu yönetim çeşitleri geleneksel ve modern diye adlandırılmak üzere ikiye ayrılabilir. Geleneksel bir büro yönetiminde, evrak işleri, randevu düzenlemeleri gibi memuriyet görevleri büro çalışmasının önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Çalışma homojendir, çeşitlendirilmemiştir, bu nedenle monoton olabilir. Ofis fonksiyonlarının devamı için insanları birbirinden ayıran fiziksel bariyerler söz konusudur. Ekip çalışması kavramı bu yönetim şeklinde yeterince yer bulamaz. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ileri uygulamaları, ofis yönetim programları, akıllı yazılımlar ve teknolojinin sunduğu ileri çözümler de bu yönetim şeklinde kendine yer bulamaz.
Modern yönetim şeklinde ortaya çıkan çalışma ortamları ise fiziksel özellikleri ve görünümleri, atmosferleri güçlü, entegre, iç bağlantıları olan, bilgi ve iletişim teknolojisinin, ofis yönetim programlarının ve akıllı yazılımların etkin bir şekilde kullanıldığı ortamlardır. Bu çalışma ortamlarında zaman yönetimi ve mobil olmaya uygun şartların yaratılması çok önemlidir. Ekip çalışması, iletişimin açık ve pozitif bir şekilde kurulması, esnek çalışma yaklaşımı bu çalışma ortamında kendine yer bulan öğelerdir. Çalışmanın zamanlamasında, kullanılan yöntemin ve çalışmanın yapılacağı yerin seçilmesinde esneklik vardır. Böylece çalışanlar büro dışında olduklarında da aynı verimi gösterebilecekleri imkanlara sahip olurlar.
Günümüzde yüksek başarıya ulaşan ve kurumlaşarak kendini büyüten hukuk bürolarının, çoğunlukla modern yönetim şeklinde yönetildiğini gözlemliyoruz. Çünkü günümüzün teknolojik gelişmelerine ve pandemi döneminde de iyice keskinleşen farklı mekanlardan çalışabilme esnekliğine ayak uydurabilen hukuk bürosu yönetim çeşitleri, modern yönetim şekli ile örtüşmekte. Peki bu yönetim şeklini belirleyen ofislerde iş süreçleri nasıl ilerliyor? Biraz da bundan bahsedelim. Öncelikle, iş süreci nedir? Müvekkile değer sağlayacak iş sonuçlarını elde etmek amacıyla, evrak, insan gücü, hizmet gibi bir girdi ile başlayan ve bu girdiye katma değer katılarak tahsilat, anlaşma gibi bir çıktı elde edilen, birbiriyle bağlantılı adımlar ve işlemler dizisidir.
İş süreçlerinin doğru şekilde belirlenmediği ve geliştirilmediği hukuk büroları, iç karışıklıklar, zaman kaybı, süreç ve organizasyon eksikliği gibi sebeplerle güç kaybeder ve verimsizleşirler. Süreç yönetimi ve geliştirmenin yeterince başarılı şekilde gerçekleştirilmediği ofislerde, iyi avukatlar bile kısa sürede hata yapabilir duruma gelebilirler. Bilgi akışı bozukluğu sebebiyle yüksek maliyetli iş görme biçimleri söz konusudur. Yap-boz yöntemi işleyiştedir ve bu yöntem maliyetleri oldukça yükseltirken ciddi anlamda zaman kaybına yol açar. Müvekkiller ise her gün daha çevik ve esnek yaklaşımlara, hızla fayda yaratan iş sonuçlarına ihtiyaç duymaktadır.
Modern ofis yönetim şekli ile yönetilen hukuk bürolarındaki iş süreçlerinde ise bu karışıklıklar teknolojinin de yardımıyla kolaylıkla çözülmektedir. Örneğin, her görevi kimin yapacağının yazılı tarifi mevcuttur. Sıra dışı durumlarda belirsizlik sebebiyle iş aksamaz, aksine tüm yazışmalar kayıt altında olduğu için belirsizlik söz konusu değildir. Bilgi akışı bozukluğu, ofis yönetim programları ve akıllı yazılımlar ile engelleneceği için, yüksek maliyetli ve zaman kaybettiren iş görme biçimlerine gerek kalmaz. Gerekli bilgi ve dokümana ulaşmak için harcanan fazla zamanın önüne geçilir. Çok emek – az iş kavramı hayatınızdan çıkar.
Hukuk bürolarında modern ofis yönetim şeklini uygulayabilmenin en önemli gerekliliklerinden biri ise ofis ortamının doğru ve kullanıcı dostu donanıma sahip olmasıdır.
Ofis Ortamının Donanımı ve Kullanımı
Avukatların bazen ofiste sabahlara kadar çalışma ve araştırma yapması, bazen gün boyu süren toplantılar arasında yazılı işlerini çözüme ulaştırması, bazen de neredeyse tüm günü ofis dışında geçirirken ofisle iletişim halinde kalması gerekir. Bir hukuk bürosunun donanımı da tam olarak bu kullanıma uygun şekilde dizayn edilmelidir.
Eski usûl dosyalama ve görev atama yöntemleri, modern büro yönetimi şekilleri ile olduğu kadar, avukatların sürdürmek zorunda oldukları yaşam tarzı ile de artık örtüşmemektedir. Özellikle pandemi döneminde ofis ortamlarının ağırlıklı olarak evlere taşınması, toplantıların mümkün olduğu ölçüde görüntülü görüşmelerle gerçekleştirilmeye başlanması da avukatların bugüne kadar sürdürdüğü yaşam tarzını ve ihtiyaç duydukları çözümleri herkes tarafından deneyimlenebilir hale getirmiştir.
Örneğin, duruşmaya giden bir avukatın doğru evrakları bulması, taşıması ve duruşmada söz ona geldiğinde sahip olduğu kısa aralıkta bu evrakı çıkarıp sunması, geleneksel ofis yönetim sistemlerinde tamamen manuel ve fiziksel bir dosyalama sistemine dayanırken, modern büro yönetim şeklinde ofis yönetim programları ve akıllı yazılımlar sayesinde dijitalleşme ile çözümlenmektedir.
Dijitalleşme, 2020’li yıllarda hukuk bürosu yönetiminin en verimli halini doğurmuştur. Çalışanların gelen görevleri otomatik olarak atayabildiği, ekiplerin birlikte çalıştıkları projeleri tek bir platform üzerinden kolaylıkla görüntüleyebildiği, zaman yönetiminin kusursuzca yapılabildiği ve ihtiyaç duyulan tüm evrakların tek tıkla elinizin altında olduğu sistemler, çağdaş bir hukuk bürosu için hayat kurtarıcıdır.
